Türkiye’den gelen resmi belgelerin Belçika’da resmiyette kullanımı veya Belçika’dan Türkiye’ye gönderilecek resmi belgelerin “yasallaştırılması” ile ilgili, son dönemlerde uygulanması istenilen prosedür (resmi belgenin onanması –légalisation-, tasdik şerhi –apostille-, vs.) bazı durumlarda vatandaş tarafından anlaşılmıyor.
Yukarda belirtilen işlemlerin kolaylaşması amacıyla yapacağınız resmi işlemlerden evvel resmi belgenin yasallaştırılması ve tasdik şerhinin ne olduğunu, neden ve hangi resmi işlemler için gerektiği konusunda açıklamanın, siz okurlar için faydalı olacağı kanısındayım.
Nedir resmi belgenin onanması?
Genel anlamda resmi tasdik, yani onama, bir ülkenin resmi makamlarınca verilen bir belgenin başka bir ülkede kullanımı amacıyla yapılan işlemdir. Resmi belgenin onanması ( legalisation - legalisatie) belge üzerindeki imzanın, mühürün veya damga pulunun resmiyet kazanması amacıyla yapılmaktadır. Diğer bir anlamla, belge üzerine atılan imzanın o kişiye ait olduğunu ve imza sahibinin resmi sıfatını tanımak –belirlemek amacını taşımaktadır. Resmi tasdik kesinlikle belgenin içeriğini, yani doküman içerisindeki bilgilerin doğruluğunu onamaz; sadece, yukarda belirtildiği gibi, dokuman üzerindeki imza mühür ve damga pulunun o makama ve yetkiliye ait olduğunu onar veya doğrular.
Resmi tasdik prosedürü, resmi belgeyi veren ülkenin resmi otoriteleri tarafından (örneğin Dişişleri Bakanlığı) daha sonra da belgenin gideceği ülke tarafından (örneğin: Büyükelçilik veya Konsolosluk) yapılmaktadır.
Pratik olarak konuyu örneklersek Belçika’da boşanan bir Türk vatandaşı boşanma kararını Türkiye’ye iletmeden önce şu işlemleri yapması gerekmektedir: ilgili mahkeme tarafından verilen kesin boşanma kararı (Asliye Mahkemesi kalemi tarafından verilen ve Birinci Asliye Mahkeme başkanı tarafından onanan/tasdiklenen karar) yeminli tercüman tarafından tercüme edildikten sonra, tercüme yine 1. Asliye Mahkemesi hakimi tarafından tasdiklenir/onanır. Daha sonra belgenin
(veya belgelerin) önce Adalet Bakanlığı’nın daha sonra da Dışişleri Bakanlığı’nın (rue des Petites Carmes, 27 - 1000 Bruxelles) onayına/tasdiğine sunulması gerekmektedir. Bu işlemlerden sonra belge, T.C Başkonsolosluğu tarafından da onandıktan sonra Türkiye’deki resmi kurum tarafından kabul görmektedir.
Resmi tasdik/onama bir başka prosedürde yapılabilir mi?
Evet. Bazı durumlarda ülkeler arasında yapılan özel anlaşmalar yukarda belirtilen işlemleri kolaylaştırır, hatta resmi tasdiki gereksiz kılar. Örneğin Fransa ile Belçika arasında 1987 tarihli sözleşme kapsamında iki ülke resmi kurumları arasında işlem gören belgeler için resmi tasdik gerekmemektedir.
Diğer taraftan resmi tasdik prosedürünü kolaylaştıran uluslararası sözleşmeler mevcuttur: apostille ( tasdik şerhi).
Nedir apostille?
Apostille, Türkiye’nin de imzaladığı 5 ekim 1961 tarihli La Haye sözleşme kapsamında yabancı ülkelere gönderilecek resmi belgelerin resmi tasdiğinin kaldırılmasını amaçlayan uluslararası sözleşmedir. Sözleşmenin 4 üncü maddesi: “… apostille belgeyi hazırlayan ülkenin dilinde hazırlanabilir . Aynı zamanda başlığın “Apostille” (Convention de la Haye du 5 octobre 1960) fransizca dilinde yazılması gerekmektedir”.
5inci maddesi “...apostille resmi makam tarafından verilen belge üzerindeki imzanın veya mühürün veya damga pulunun doğruluğunu onaylar ve o belgeye resmi sıfat kazandırır…”
O halde Belçika da kullanılmak üzere istenilen resmi belgelerin resmi tasdiği/onanması için- tekrar boşanma kararını örnek alırsak- Adalet Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı, konsolosluk tarafından delilde sadece belgeyi veren yetkili resmi kurum tarafından verilen apostille belgesi/onayı gerekmektedir.
Sözleşme kapsamına giren belgeler, yani apostille istenen belgeler şunlardır: adli kurumlar
( mahkeme, mahkeme kalemi, Mübaşirlik, …) tarafından verilen resmi belgeler, belediye, nüfus idaresi, muhtarlık gibi resmi kurum ve resmi yetkililer tarafından verilen belgeler ve noterlik ve resmi kayıtlara geçmiş dokumanlar.
Sözleşme büyükelçilikler ve konsolosluklar tarafından verilen resmi belgeleri kapsamamaktadır.
Boşanma kararlarında apostille belgesini onaylayan yetkili Adalet Komisyonu başkanıdır. Diğer resmi belgelerde ise ( doğum kayıt örneği, ikametgah ilmuhabiri, evlenme kayıt örneği, … ) önce yetkili kurum tarafından (nüfus müdürü, muhtar, …) daha sonra vali veya kaymakam tarafından onaylanması gerekmektedir.
01/02/2010, Nihat Dursun
Binfikir gazetesi Ocak 2010 sayısında yayınlanmıştır
